全国の悩める自治体職員の皆さんへm(__)m上記のとおり、最近、otsukare_modeは協議インフレに見舞われているのですが、協議を行ううえでのマナーというか、協議を受ける側の負担軽減の観点から以下のことに留意いただければと存じます。
大型または複雑な案件の協議を他課とおこなう際には、必ず下記の事項について箇条書きしたペーパーを持参して協議しましょう。
- 問題の経緯（当事者関係が把握でき、かつ事実を時系列で把握できるように）
- 法的論点を整理
- 自分たちが導き出した結論
もちろん、当該分野について詳細な知見なりがないからこそ協議している案件もあるわけで、①〜③すべてをまとめ上げるのは無理な場合もありますが、最低でも①についてはまとめてくるのは最低限のマナーかなと思います。また、１に関連するものとして
- 契約書、行政処分の通知書などの証拠書類の写し
- 現場写真・地図などの位置関係等が確認できる書類
などを添付書類として協議資料につけるのも協議の手間を省く上では重要かと思います、２及び３に関連するものとしては
などを添付していただけると、御主張に説得力がつきます。
協議される側というのは、原課の話を鵜呑みにしているわけではなく、事実関係を自分なりに再構築し、論点整理して、必要な学説なり判例なり取扱いなりの調査を行って、検算などしながら判断することになるわけです。こちは非常に知的な作業でありまして、もしこれが手持ちペーパーなしとかで協議を受けるとなると、協議中にメモを取るだけでも負担になりますし、協議中の議論が抽象的なレベルに止まるため、後々になって色々と追加で資料請求したりしなければならなくなり非効率的です。手書きでよいので上記のことについて整理したペーパーを持参していただけると、負担激減というか、最終的に御主張の正当性のウラとり作業はするのですが、議論の概観性が飛躍的に向上し、作業がスムーズに行くと思います。あと、口頭で説明するより資料があったほうが説得力があるというか、otsukare_modeみたいに気分屋な担当者なら、そこまで準備に時間をかけてるなら、この人のために一肌脱ごうかなという気にもなってくるわけです(笑)
反対に困るのは、アポなし*1、手持ち資料なしでやってきて、こちらが解決策の方向性を提示したら強力に反対されることです(笑)あと、論理を無視して情に訴えてくる*2とか(苦笑)これまで、何度か経験したことがありますが、反論するならばするで、最低限度の調査なり論点整理はしてくいただけるとありがたいかなと思いますm(__)m
まあ、私自身の理想も含めて、目標を高く設定しているきらいがあるのは否定しませんが(^^ゞ
