報告・連絡・相談のいわゆる「ホウ・レン・ソウ」は社会人の基本…というか危機管理の基本だということを、最近、よく感じます。仕事の進捗状況に関わらず、上司には定期的又はこまめに報告を上げて自分がやっている仕事の内容を伝えた方がよいかなー。
報告については、基本的「５Ｗ１Ｈ」を押さえて報告を上げるのが基本な訳ですが。自分的には、報告には事前報告（？）と事後報告の２種類があって、事前報告というのは、対処前報告というのか、トラブルが発生した際に、一旦、上司に報告を上げて方針を仰ぐ報告で、事後報告というのは、トラブルが発生した際に自分である程度対処を行なったうえで、その報告をとるという感じかな？自分が仕事に慣れてないうちは、ミスを防ぐためにも事前（対処前）報告が基本で、慣れてきたら事後報告を使ってもよいような気がします。私は、基本は事前報告をベースでやってますね。事前とは言いながら、上司に判断を丸投げする訳ではなくて、「この件については、原則として○○という方針で対応し、××という条件が出てきたら△△までは対処するという形で対応することでよろしいでしょうか？最終的に、××が出てきたとき△△を行うか否かの判断については、その時点で再度報告を上げます。」とかいう感じで対応方法の大枠を自分で示して了承を得ている感じですかね。微細な内容は、上司にイチイチ判断を求めていたら担当者の必要性が問われる訳なので、全体的な見取り図を提示して、対応の方針・方向性に誤りがないかどうかだけチェックしてもらうってのが理想ですよねぇ。事後報告の場合には、自分が取った対応だけでなく、その判断の根拠を言うのがポイントでしょうか。
ちなみに、連絡というのも色々あって、私がよく多用するのが注意喚起連絡でしょうかねえ。気付いたことがあったら、それとなく注意喚起を促したり、あるいは、質問の形式をとって相手に気付かせたりまあそんな感じ。
相談する時には「どうすればよいのですか？」という丸投げ方式で質問せずに「××について、私は○○という理由から△△と考えているのですが、これでよろしいでしょうか。」と質問するのがセオリーです。
あぁ、あとホウ・レン・ソウというと口頭でやるようなイメージがあるかもしれませんが、問題への対応が複数年度に渡ったり担当者の交代が起こる可能性がある場合、将来的に問題が再燃する可能性がある場合、重大事案（訴訟等に発展する恐れ）等がある場合には、文書にして上司の印鑑をもらったり、口頭と文書とを組み合わせたりして痕跡を残すようにするのも基本かと思います。
加えてですが、相手から言われたことや機微に触れる話を、何でもかんでも文書に記載してしまう方を稀に見かけますが、あまりに微妙・デリケートな話や、推測の域を出ない話などは文字にせずに口頭で報告をしておくのが基本でしょう。特に、行政関係の文書は決裁文書でなくても開示請求されてしまいますので、後々、表に出ることを想定して作っておいた方がよいと思います。
